采购卡

PCard是购买小额商品(1000美元以下)的主要方法。

P-CARD招生形式

PCard政策
31.604程序。

• 目的
• 基于互联网的商务卡系统
• 采购卡
• 采购卡管理员
• 购卡持卡人的责任
• 持卡人主管和经理的职责
• 购买卡的授权使用
• 未授权使用购买卡
• 销售税
• 采购事务日志
• 购买卡政策和程序违反
• 采购卡丢失或被盗
• 终止就业
• 其他持卡人程序

目的

克拉里恩大学购卡计划主要用于支付小额(1,000美元以下)商品或服务，以及其他经财务和行政副总裁或其指定人员批准的大额交易。通过将支付责任委托给PCard持卡人，PCard的使用从头到尾提高了效率。它还允许支付，而不需要购买请求，购买订单和个别交易处理的采购和应付帐款部门。

基于互联网的商务卡系统

PCard项目利用了当前的技术和基于互联网的商业卡系统，由宾夕法尼亚州高等教育系统和/或大学提供。

采购卡

PCard是颁发给指定的克拉拉里昂大学员工的，他们经常进行小额采购，并由他们的主管或经理批准领取PCard。只有在下列情况下，才能向指定员工发放PCard:

1. 该员工已经签署了一份PCard注册表，确认理解并承诺遵守与使用PCard相关的所有大学政策规则和要求。

员工已完成采购卡管理员确定的培训。

PCard是宾夕法尼亚克莱里昂大学的财产，仅用于授权克莱里昂大学宾夕法尼亚采购。

采购卡项目管理员是采购、合同和应付账款主管或其指定人员，负责:

1. 处理所有PCard用户请求并向新用户发放PCard。
2. 在发放新PCard之前，为PCard新用户提供PCard政策和程序培训。
3. 根据克莱里昂大学的政策、程序和指导方针，设置所有的PCard限制和业务规则。
4. 监督所有PCard活动是否符合克拉里安大学的政策和程序。
5. 根据需要改变或纠正PCard限制和参数。
6. 在违反PCard政策和程序的情况下，通知PCard用户及其主管，必要时，暂停或取消持卡人的特权。
7. 联系PCard供应商解决PCard的使用、收费、信用和其他问题。

购买卡持卡人负责:

1. 根据克莱里昂大学PCard项目政策、程序和指导方针，将PCard作为小额或其他经批准的购买的主要方法。
2. 确保预算资金可用于所有购买与PCard。
3. 将所有的PCard交易(购买，积分，调整)记录到每月PCard购买日志中。
4. 确保提醒供应商在所有装箱单/标签上参考PCard交易。
5. 获取信用卡单据、现金收款机收据、装箱单或其他适当的文件，以验证每笔交易。
6. 在大学每月支付交易之前，在基于互联网的验证系统上验证PCard用户账户上的当前交易。
7. 直接与供应商解决任何有关退货、信用或调整与PCard交易的争议。
8. 按照注册表上列出的顺序发送PCard交易文件(信用卡单据、收银机收据、装箱单、发票等)，并通过购买卡交易日志发送PCard供应商每月交易报表。交易文件应在不迟于次月15日以购卡交易日志的形式发送到应付账款。
9. 遵守所有其他PCard项目的政策、程序和指导方针。

持卡人主管和经理负责:

1. 为那些经常购买小钱的指定员工索要pcard。
2. 监督其部门每月的PCard活动，确保卡片的使用符合克拉拉里昂大学的政策和程序。
3. 批准超出规定的部门美元限额的个人交易。
4. 立即通知PCard项目管理员终止PCard持卡人的雇佣。持卡人主管有责任确保分配给被解雇员工的PCard已被销毁。

购买卡的授权使用

1. 购买费用低于1,000美元的商品，可在每张卡规定的限额和限制范围内使用PCard
2. 如果供应商不接受PCard，持卡人必须遵循Clarion university of Pennsylvania规定的流程政策和程序31.601(采购政策)。
3. 任何花费1000美元或以上的购买必须在交易前根据该政策获得批准，或按照宾夕法尼亚克拉里昂大学概述的流程进行政策和程序31.601(采购政策)。一般的PCard购买限制是在本政策的未授权使用卡一节中确定的。
4. 向与学校签订合同并经财务行政副校长批准的供应商采购商品的付款。

未授权使用购买卡

1. 个人物品在任何情况下都不能购买，即使购买后有偿还学校的意图。
2. 个性化的业务项目，如投资组合和个人记事本。
3. 严格为受赠人的利益而购买的礼物和奖品，对学校没有任何价值。为大学或学生相关项目购买的礼品、礼品卡和奖品必须包括购买目的的详细说明。
4. 阿司匹林和其他非急救物品。
5. 员工的差旅成本，如酒店、餐饮、租车和机票。(员工可领取大学旅行卡。)
6. 电话及移动电话，经组织副会长批准为业务使用者除外。
7. 限制物品，如酒精、武器、毒品(受管制物质)和危险物质。
8. 连续购买。这张卡不能用来进行一系列小额购买，以规避通过大学采购系统进行单次购买的要求。

销售税

当使用PCard付款时，持卡人应通知供应商，该大学是免税的，不收取宾夕法尼亚州的销售税。大学税号(25-1474927)可以作为免税号码提供，或者在采购和应付账款网页上发现的免税证书可以打印并提供给供应商作为免税状态的验证。持卡人将负责收取销售税，随后从他/她的购买卡账户中扣除或扣除。

采购事务日志

每个持卡人将被要求保存一份PCard日志，以记录交易，并跟踪交易文件，并在每个月底转发给应付账款。

1. 收到的交易文件(发票登记收据，装箱单，信用卡单，订单确认等)应放在PCard日志中。在PCard日志中应该有每个交易的交易文档，这些文档在每个月的日志中都包含在商业卡在线系统中。每个月包括的交易可以在月末收到的月结单中进行验证。
2. 在月末，应将当月的所有交易与月末交易报表进行对比，并在互联网商务卡系统上进行验证/批准，并在次月15日前将交易文件发送到应付账款部门的PCard日志。

购买卡政策和程序违反

以下是PCard违规。持卡人若有任何购买行为违反Clarion购买卡和/或购买政策，将会失去购买卡的特权或承担个人责任。

1. 使用PCard进行未经授权的购买。
2. 提交PCard日志时没有足够的文档来支持PCard交易，或者提交PCard日志晚了。
3. 未能正确验证基于互联网的商业卡系统上的PCard交易，或未能在下个月15日前将购买卡日志或收据提交给应付账款。
4. 如果持卡人违反了PCard政策和程序，购卡管理员将书面通知他/她。如果持卡人多次违反PCard政策和程序，PCard管理员可暂停其购买卡的特权。暂停使用购买卡的时间将根据违规行为的严重程度和数量而定。
5. 一个PCard可以被关闭，如果它是在一个未经授权的方式使用，如描述未授权使用购买卡以上。
6. 持卡人因未授权使用而丧失PCard特权的，可在一年后重新申请新购卡。

采购卡丢失或被盗

1. 持卡人必须立即通知PCard公司丢失或被盗的PCard。购卡公司将取消该信用卡，并发行一张新卡。
2. 持卡人还必须在下一个营业日之前通知PCard管理员卡的取消。
3. 任何针对遗失或被盗PCard的欺诈指控，将按照购卡公司的政策进行处理。

终止就业

持卡人离职时，必须将卡交回主管。主管将销毁被解雇员工的PCard，并通知PCard管理员。PCard管理员将立即取消该卡。

其他持卡人程序

1. 购物:
   持卡人可通过电话、邮件、传真、互联网或亲自购买学校授权商品。持卡人必须保存所有购卡记录，包括收货报告、收据或其他证明购卡收费的文件。
2. 运输:
   通过联邦快递、UPS隔夜或两天快递运送较重的包裹和/或常规包裹的成本可能非常昂贵。只有在绝对必要时才应使用这种优先处理或加速装运。与所有公共资金的支出一样，必须谨慎，支出必须合理。
3. 返回购买:
   每位持卡人对所购物品的退货负责。所有退货必须记入持卡人的账户。严禁退款。
4. 营业税:
   所有交易都应免税。免税意味着克拉里恩大学不支付宾夕法尼亚州的销售税。持卡人应提醒所有供应商大学的免税地位。持卡人必须审核每次购买的所有收据，以确保销售税没有被评估。如果购货时已收取销售税，持卡人应与卖主联系以获得抵免。
5. 错误的指控:
   如持卡人认为有一笔费用已错误地存入其网上帐户，持卡人必须尽快通知卖主或购卡公司。持卡人还必须在必要时通知PCard管理员任何有争议的费用。如果供应商和/或购卡公司同意出现错误，购卡费用将在下个月购卡memo statement中从账户中扣除。如果有争议的费用在截止日期前仍未解决，费用将继续在帐户上，直到争议解决。
6. 有害物质:
   在购买任何有潜在危险的材料之前，应联系公共安全部门，回答与购买此类材料有关的正确处理、处置和法规要求的任何问题。这些材料的例子包括但不限于;含铅涂料、含石棉产品以及宾夕法尼亚劳工部和行业工人及社区知情权规定认定为极其危险的化学品。

由环境保护局和宾夕法尼亚州环境保护局管理的物质包括但不限于杀虫剂，除草剂，杀虫剂，放射性物质，而氟氯化碳材料必须由持有当前使用和处理这些材料的许可证和/或证书的经授权的大学雇员购买和处理。化学品制造商通常在产品运输时提供MSDS表。凡为学校接收危险物品者，应将MSDS表转交安全办公室。如果收到了有害物质，但没有附上表格，请联系安全办公室，以便获得MSDS表格。