购买卡

PCard是购买小额商品(1000美元以下)的主要方法。

P卡入学表格

PCARD政策
31.604程序。

• 目的
• 基于互联网的商业卡系统
• 采购卡
• 采购卡管理员
• 采购卡持卡人职责
• 持卡人主管和经理的职责
• 购买卡的授权使用
• 未经授权使用购买卡
• 销售税
• 采购事务日志
• 购买卡政策和程序违规
• 丢失/被盗的购买卡
• 终止就业
• 其他持卡人程序

目的

Clarion大学采购卡计划被用作支付小美元（不到1000美元）商品或服务以及财务和管理副总裁批准的较大美元交易的主要方法。通过将支付责任委托给PCARD持卡人，使用PCARD的使用增强了效率。它还允许在不需要购买申请，购买订单和个人交易处理的情况下进行付款，并应付应付部门。

基于互联网的商业卡系统

PCard项目利用了当前的技术和基于互联网的商业卡系统，由宾夕法尼亚州高等教育系统和/或大学提供。

采购卡

PCARDS发给指定的CLARION大学员工，这些员工经常制造小美元购买，并由其主管或经理批准接收PCARD。仅在以下内容之后发给指定员工的PCARD：

1. 该员工已经签署了一份PCard注册表，确认理解并承诺遵守与使用PCard相关的所有大学政策规则和要求。

员工已完成由采购卡管理员确定的培训。

PCARD是宾夕法尼亚州Clarion大学的财产，仅用于授权的宾夕法尼亚州的采购。

采购卡计划管理员是购买，合同和应付账款或其/她的指定者的主管，并负责：

1. 处理所有PCARD用户请求并向新用户发出PCARD。
2. 在发出新的PCARD之前为新的PCARD用户提供PCARD策略和程序培训。
3. 根据Clarion大学政策，程序和指南设置所有PCARD限制和业务规则。
4. 监督所有PCard活动是否符合克拉里安大学的政策和程序。
5. 根据需要更改或纠正PCARD限制和参数。
6. 在违反PCard政策和程序的情况下，通知PCard用户及其主管，必要时，暂停或取消持卡人的特权。
7. 联系PCard供应商解决PCard的使用、收费、信用和其他问题。

购买卡持卡人负责：

1. 根据克莱里昂大学PCard项目政策、程序和指导方针，将PCard作为小额或其他经批准的购买的主要方法。
2. 确保预算资金可用于所有购买与PCard。
3. 将所有PCARD事务（购买，信用，调整）发布到每月PCARD采购日志。
4. 确保提醒供应商在所有包装列表/标签上引用PCARD事务。
5. 获取信用卡下滑，收银机收据，打包单或其他适当的文档以验证每笔交易。
6. 在大学每月支付交易之前，在基于互联网的验证系统上验证PCard用户账户上的当前交易。
7. 直接与供应商有关与PCARD所做的事务的返回，学分或调整的任何争议。
8. 按照注册表上列出的顺序发送PCard交易文件(信用卡单据、收银机收据、装箱单、发票等)，并通过购买卡交易日志发送PCard供应商每月交易报表。交易文件应在不迟于次月15日以购卡交易日志的形式发送到应付账款。
9. 遵守所有其他PCARD计划策略，程序和指南。

持卡人主管和经理负责:

1. 为那些经常购买小钱的指定员工索要pcard。
2. 监督其部门每月的PCard活动，确保卡片的使用符合克拉拉里昂大学的政策和程序。
3. 批准超出规定的部门美元限额的个人交易。
4. 立即通知PCard项目管理员终止PCard持卡人的雇佣。持卡人主管有责任确保分配给被解雇员工的PCard已被销毁。

购买卡的授权使用

1. 购买不到1,000美元的购买可能在每个单独卡的既定限制和限制范围内使用PCARD进行
2. 如果供应商不接受PCard，持卡人必须遵循Clarion university of Pennsylvania规定的流程政策和程序31.601（购买政策）。
3. 任何花费1000美元或以上的购买必须在交易前根据该政策获得批准，或按照宾夕法尼亚克拉里昂大学概述的流程进行政策和程序31.601（购买政策）。在未经授权的使用本政策的持卡部分的未经授权使用下识别通用PCARD采购限制。
4. 向与学校签订合同并经财务行政副校长批准的供应商采购商品的付款。

未经授权使用购买卡

1. 个人物品在任何情况下都不能购买，即使购买后有偿还学校的意图。
2. 个性化的业务项目，如投资组合和个人记事本。
3. 为收件人提供严格购买的礼品和奖​​品，并为大学提供任何价值。为大学或学生相关的计划购买的礼品，礼品卡和奖品必须包括对购买目的的详细说明。
4. 阿司匹林和其他非急救物品。
5. 员工旅行费用，如酒店，餐点，汽车租赁和航空公司票价。（为此目的，员工提供大学旅行卡。）
6. 电话及移动电话，经组织副会长批准为业务使用者除外。
7. 限制物品，如酒精，武器，药物（受控物质）和危险材料。
8. 串行采购。该卡不得用于制作一系列小美元购买，以规避通过大学采购系统进行单一购买的要求。

销售税

在与PCARD付款付款时，持卡人应通知供应商大学是销售税免税，并不收取宾夕法尼亚州销售税。大学税号（25-1474927）可以作为税收豁免号文件提供，或购买和应付账款的税务豁免证书，并向供应商提供税收豁免状态。持卡人将负责销售税，随后从他/她的采购卡账户中删除或贷记。

采购事务日志

每个持卡人将被要求保存一份PCard日志，以记录交易，并跟踪交易文件，并在每个月底转发给应付账款。

1. 收到的交易文档（发票登记收据，包装单，信用卡单，订单确认等）应放在PCARD日志中。PCARD日志应在每个月内包含在日志中包含的月份发布到商业卡在线系统的每个交易的交易文档。每月包含的交易可以在本月底收到的每月陈述进行核实。
2. 在本月底，本月的所有交易应与月末交易陈述进行比较，已在互联网商业卡系统上验证/批准，并将与交易文件的PCARD日志发送给应付账款部门15日下个月。

购买卡政策和程序违规

以下是PCARD违规行为。持卡人可以丢失采购卡特权，或者对任何违反Clarion采购卡和/或采购政策的购物的个人责任。

1. 使用PCard进行未经授权的购买。
2. 使用文档不足以提交PCARD日志以支持PCARD事务或提交PCARD日志。
3. 未能在基于互联网的商业卡系统上妥善验证PCARD事务，或将采购卡日志或收据提交至下个月15日应付的帐户。
4. 如果持卡人违反了PCard政策和程序，购卡管理员将书面通知他/她。如果持卡人多次违反PCard政策和程序，PCard管理员可暂停其购买卡的特权。暂停使用购买卡的时间将根据违规行为的严重程度和数量而定。
5. 如果以未经授权的方式使用，可以关闭PCARD未经授权使用购买卡以上。
6. 由于未经授权的用途而损失他/她的PCARD特权的持卡人可能会重新申请一年后的新采购卡。

丢失/被盗的购买卡

1. 持卡人必须立即通知PCard公司丢失或被盗的PCard。购卡公司将取消该信用卡，并发行一张新卡。
2. 持卡人还必须在下一个工作日通知卡卡德管理员的卡片取消。
3. 丢失或被盗PCARD的任何欺诈性指控将根据采购卡公司的政策处理。

终止就业

持卡人离职时，必须将卡交回主管。主管将销毁被解雇员工的PCard，并通知PCard管理员。PCard管理员将立即取消该卡。

其他持卡人程序

1. 购物:
   持卡人可通过电话、邮件、传真、互联网或亲自购买学校授权商品。持卡人必须保存所有购卡记录，包括收货报告、收据或其他证明购卡收费的文件。
2. 船运：
   通过联邦快递，过夜或两天快递运输较重包装和/或常规包装的成本可能非常昂贵。只有在绝对必要的情况下，才能使用此类优先处理或加速货物。与所有公共资金支出一样，必须证明谨慎和支出合理。
3. 返回购买：
   每个持卡人负责任何购物退货。所有退货必须记入持卡人的帐户。严格禁止现金退款。
4. 营业税:
   所有交易都应免税。免税意味着克拉里恩大学不支付宾夕法尼亚州的销售税。持卡人应提醒所有供应商大学的免税地位。持卡人必须审核每次购买的所有收据，以确保销售税没有被评估。如果购货时已收取销售税，持卡人应与卖主联系以获得抵免。
5. 错误的费用：
   如果持卡人认为收取费用对他/她的互联网账户不正确，持卡人必须尽快向供应商或购买卡公司通知供应商或购买卡公司。如有必要，持卡人还必须通知PCARD管理员任何有争议的费用。如果供应商和/或购买卡公司同意出现错误，则购买将从下次每月采购卡备忘录陈述中记入账户。如果争议的电荷仍未解决，则截止日期将仍将在账户中保留，直至争议得到解决。
6. 有害物质：
   在购买任何潜在危险物质之前，应联系公共安全部门，以回答与购买此类材料相关的适当处理，处置和监管要求有关的任何问题。这些材料的实例包括但不限于;基于铅的涂料，含石棉的产品，以及宾夕法尼亚州劳工和工业劳工部和社区正确的法规的宾夕法尼亚州危险的化学品。

由环境保护局和宾夕法尼亚州环境保护部门监管的材料，但不限于杀虫剂，除草剂，杀虫剂，放射性和氯氟烃材料，只能通过持有当前许可的那些授权的大学员工来购买和处理/或这些材料使用和处理的认证。化学制造商通常在运输时提供与产品的MSDS表。任何接受大学危险材料的人都应该将MSDS表转发给安全办公室。如果收到有害物质并且没有封闭纸张，请联系安全办公室以获得获得MSDS表。